To, jak často zálohovat, závisí na typu zálohovaných dat. Například, pokud provozujete síťovou infrastrukturu s kritickými daty na serverech, nemusí dostačovat ani pravidelné noční zálohy.

Na druhou stranu, zálohování data z domácího počítače každou hodinu se jeví jako zbytečný přepych. Při plánování zálohování se vám může hodit promyšlení následujících bodů:

Jestliže data, která chcete zálohovat, mají malou důležitost nebo se v nich děje je málo změn, jako třeba v hudbě, e-mailech a rodinných fotografiích, může týdenní nebo i měsíční záloha dostačovat. Avšak, když jste například v plné práci na daňové uzávěrce, je časté zálohování nutností.

Jako obecné pravidlo lze použít, že množství času mezi zálohami by nemělo být větší, než množství času, které byste strávili tím, udělat znovu ztracenou práci. Například, pokud byste strávili týden opětovným psaním ztracených dokumentů, měli byste zálohovat aspoň jednou týdně.